8.1 Ansvar
Hovedstyret er øverste ansvarlig organ for klubbens økonomi, og hele idrettslaget hefter for klubbens forpliktelse. Hovedlaget har utstedt en fullmakt til klubbens styre til å inngå sponsoravtaler og andre avtaler (herunder ansettelser) begrenset til hovedlagets til enhver tid gjeldene grense.
Fotballstyret skal holde kontroll på klubbens økonomi, og påse at denne plan følges og målsetninger nåes. Hvis ikke økonomiske målsetninger blir oppfylt, er klubbens styre ansvarlig for å iverksette tiltak for å de målsetninger som er vedtatt. Daglig leder SIL Fotball er ansvarlig for at styret er oppdatert på regnskap og likviditet.
8.2 Økonomiske mål og budsjett
For at klubben skal nå sine målsetninger er det viktige å ha en sterk økonomi. I det ligger det at vi skal til enhver tid ha tilfredsstillende likviditet i forhold til omsetning og risiko. Klubben skal alltid være i stand til å betale sine kreditorer.
I klubbens budsjettarbeid skal det alltid tas sikte på:
- Minimum 5 % resultat av omsetningen.
Et positivt resultat fører til høyere egenkapital og gjør klubben i stand til å finansiere større investeringer internt og sikre seg mot uforutsette utgifter eller f.eks. sponsorsvikt. For å få til dette må budsjettarbeidet være etter «føre var» prinsippet, som vil si at det skal kun budsjetteres med forholdsvis sikre inntekter. I tillegg skal det alle kjente og forutseende kostnader tas med.
Budsjettet skal utarbeides etter samme mal (på kontonivå) som regnskapsrapportering, slik at det er sammenlignbart, og lett å se avvik. Budsjettarbeidet bør starte på senhøsten når sesongen er ferdig, og være ferdig i løpet av januar. Budsjettet skal vedtas på årsmøtet.
8.3 Regnskap
Klubben skal bruke autorisert regnskapsførerselskap til å føre regnskapet. Dette for å sikre at lover og regler blir overholdt. Regnskapsrapporter utarbeides i henhold til oppdragsavtale av regnskapsførerselskapet. Daglig leder, i samarbeid med kasserer, er ansvarlig for å holde styret oppdatert angående den økonomiske situasjonen. Klubbens regnskapsår følger kalenderåret.
Samarbeidet med regnskapsfører evalueres årlig.
Klubbens inngående faktura attesteres og konteres av styreleder eller daglig leder før overlevering til regnskapsfører. Utbetalinger skal alltid signeres av mottaker. Bilagene leveres til regnskapsfører iht. oppdragsavtalen eller fortløpende.
8.5 Bank
Klubben skal ha èn hovedkonto som er klubbens driftskonto. Her skal alle inn- og utbetalinger foregå. I tillegg har klubben en turneringskonto som brukes til klubbens egne turneringer og en lagskonto (se kapittel 8.7).
Bankkonti skal disponeres av to personer i fellesskap.
Det skal aldri blandes private bankkonti inn i klubbens økonomi. Dersom noen har foretatt utlegg på vegne av klubben skal bilag leveres til, og godkjennes av Styreleder/Daglig leder. Klubben skal da snarest mulig refundere utlegget.
8.6 Kiosksalg og kontanter
Omsetning av varer fra kiosk fra klubben er unntatt fra merverdiavgift, jfr. Merverdiavgiftsloven § 3-12 tredje ledd. Vilkåret for dette er at salget skjer i forbindelse med kamper eller andre arrangementer og at det benyttes ulønnet arbeidskraft. Merverdiavgiftsforskriften har i tillegg satt følgende betingelser for unntaket:
- Begrenset åpningstid: Kiosken må bare være åpen under arrangementer eller treninger. Fritaket gjelder selv om det foregår daglige, permanente arrangement og treningsvirksomhet.
- Kjøpergruppe: Minst 80 % av omsetningen må skje til deltakere eller tilskuere under arrangementer/treninger.
- Vareutvalg: Vareutvalget kan bare bestå av typiske kioskvarer og varer tilberedt av organisasjonens medlemmer. Vareutvalget tilpasses naturligvis Eat Move Sleep-konseptet i vår klubb.
Det er ikke krav til kassaapparat ved ambulerende eller sporadisk kontantsalg, når omsetningen ikke overstiger 3G eksklusive merverdiavgift. Ved økt omsetning fra kiosk skal det anskaffes kassaapparat.
Ved kamp eller arrangement skal kontantkassen(e) telles opp og eventuell bankterminal avstemmes. Eventuelle billettinntekter skal også telles opp. Oppgjørsskjema skal så fylles ut og signeres av minimum to personer. Eventuelle differanser skal alltid forklares. Kontantene settes så inn på klubbens driftskonto, og merkes med arrangement. Dokumentasjon på innskudd overleveres daglig leder/kasserer.
Klubbens ambisjon er å være kontantfri. Vipps/betalingsterminaler muliggjør dette. Årsaken er mindre ressursbruk og redusert risiko for mislighold.
8.7 Lagskonto
SIL Fotball har en felles bankkonto (heretter kalt lagskonto) for alle aldersbestemte lag. Denne kontoen benyttes til innsamling av penger ved ulike dugnader, egenandeler, sponsormidler etc. i forbindelse med et lags deltakelse i turneringer og sosiale samlinger.
Lagskontonummer:
4516.23.01776
Ansvarlig for Lagskontoen (heretter kalt AL):
E-post: lagskonto@silfotball.no
Det er ikke tillatt å opprette private kontoer (f.eks. av foreldre/foresatte) på vegne av lagene i klubben.
All innsamling av penger (dugnad, sponsor, egenandel etc.). i forbindelse slik deltakelse skal godkjennes av styret. Dette for å sikre at man ikke er i konflikt med klubbens strategi og samarbeidspartnere.
Ved godkjent aktivitet er lagets foreldrekontakt(er) ansvarlig for organisering av dugnaden/tiltaket og innsamling av penger:
- Mottak av kontanter:
- Foreldrekontakt setter inn pengene på lagskontonummeret
- Kvitteringen merkes med lagets navn og sendes pr epost til AL
- Utgående Fakturering:
- Foreldrekontakt sender epost til AL med følgende innhold:
- Lagets navn
- Fakturamottaker og adresse
- Fakturatekst og beløp
- Forfallsdato dersom avtalt med fakturamottaker
- AL videresender til regnskapsfører for utfakturering.
- AL følger opp videre innfordring.
- Reiseforskudd:
- Hvis det er behov for «reiseforskudd» i forbindelse med f.eks. transport til/fra cupen, kollektive aktiviteter eller felles bespisning så utbetales dette til foreldrekontakt eller annen som gis fullmakt.
- Behov for reiseforskudd meldes pr epost til
- Alle kvitteringer må tas vare på, merkes med lagets navn og sendes pr epost til AL.
- Restbeløp settes inn/overføres til lagskontoen. Kvitteringen merkes med lagets navn og sendes pr epost til AL.
- Inngående faktura
- Dersom et lag får tilsendt faktura i forbindelse med deltakelse på en aktivitet skal dennes sendes på epost til AL. Fakturaen må være stilet til Sil Fotball. Følgende må påføres fakturaen.
- Attestasjon ved dato og signatur fra foreldrekontakt/fullmaktshaver
- Lagets navn hvis det ikke fremgår fra avsender.
Innsamling av midler skal inntektsføres i klubbens regnskap og bilag skal derfor attesteres og konteres på vanlig måte. Det føres skyggeregnskap for hvert lag, slik at en har kontroll med hvor mye vert lag har samlet inn og brukt til enhver tid. Det anbefales at foreldrekontakt på hvert lag også fører skyggeregnskap for å holde kontroll.
Ved deltakelse på cuper betaler klubben for påmeldingsavgift, kost og losji fra lagskontoen med innsamlede midler.
Det presiseres at pengene må være innsamlet (kommet på lagskonto) før de kan brukes.
8.8 Reiseregning
Klubben dekker etter avtale kjøring og andre utlegg som spillere, trenere eller andre tillitsvalgte har hatt, i forbindelse med utføring av oppgaver på vegne av klubben. Slik utgiftsdekning skal enten reguleres i kontrakt eller på forhånd ved sporadiske tilfeller. Klubben har vedtatt i styre at man dekker kjøring med kroner 4,10 pr km, og at det ikke gis tillegg for passasjer. Den som har fått innvilget dekning skal fylle ut og levere klubbens reiseskjema til klubbens daglige leder eller kasserer, før utbetaling finner sted.8.9 Regler og retningslinjer for dugnadsinntekter
Dette dokumentet er styrende for hvilke regler som gjelder i forbindelse med innsats, inntekter og egenandeler i gjennomføringen av dugnader i regi av Sandnessjøen Idrettslag.
- Den enkelte gruppe/lag skal sørge for at foreldre, foresatte og øvrige deltakende parter er kjent med innholdet i dette dokumentet.
- Det skal defineres hvilken tilknytning/eierskap inntektene fra dugnaden har:
Alternativene er: (a) Idrettslaget, (b) Navn undergruppe, (c) Navn lag, (d) Navn på tur/cup/aktivitet
Tilknytningen kan inneholde flere alternativ, men det skal defineres. - For alle alternativene i punkt 2 skal det bestemmes om det er anledning til å betale inn en sum, som et alternativ til å delta på dugnad. Dersom et slikt alternativ benyttes, er dette å anse på lik linje som å delta på dugnad, og kan ikke ses på som en egenandel.
- For alternativene (a), (b) og (c) i punkt 2 tilfaller uten unntak all inntekt idrettslaget, og det er ingen anledning for noen parter å få tilbakebetalt sin innsats under noen omstendighet.
- For alternativ (d) i punkt 2 skal det i tillegg defineres:
– Hva er den totale summen den enkelte spiller/forelder skal skaffe til veie
– Dersom det en egenandel som skal betales, skal det defineres med det gjeldende beløp - En innbetaling som er definert som en egenandel, anses som tilknyttet til den aktuelle spiller, frem til beløpet er benyttet til det faktiske formålet
- Den enkelte gruppe skal til enhver tid ha kontroll på alle de forskjellige inntektsalternativene som er nevnt i dette dokumentet, og skal spesielt inneha oversikt på bruken av egenandel og innbetalinger som et alternativ til dugnad.
- For alternativ (d) i punkt 2 gjelder i tillegg følgende, dersom den planlagte tur/cup/aktivitet avlyses/kanselleres.
– Forutsatt at økonomien i den gjeldende dugnad/aktivitet ikke viser et negativt resultat etter punktene under, gjelder følgende:- Overskuddet fra dugnaden, tilfaller den aktuelle gruppe og lag, og er ikke tilknyttet spillerne som enkeltpersoner.
- Egenandel skal tilbakebetales til den enkelte.
- For de spillere som slutter i en idrett, er det ingen anledning til å få tilbake innsats, egenandel eller andre verdier som den enkelte anses som ikke benyttet.
- Midler som står på eller er tilknyttet lagskonto/lagskasse skal ikke benyttes til gavekort eller til varer som ikke har en sammenheng med den idretten som utøves. Den som har fått innvilget dekning skal fylle ut og levere klubbens reiseskjema til klubbens daglige leder eller kasserer, før utbetaling finner sted.
- Det er til enhver tid styreleder i samråd med øvrige styremedlemmer i den aktuelle gruppe som er
ansvarlig for at reglene i dette dokumentet etterleves. - Dersom det foreligger lover og regler sentralt i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) som er direkte motstridende til noen av punktene nevnt i dette dokumentet, så vil det være NIF sine lover og regler som er gjeldende.
Vedtatt av Hovedstyret i SIL, 11.01.2021