5.3  Rollebeskrivelser Klubb

I klubben er det mange nøkkelroller innenfor ulike områder i klubbdriften. Her beskrives de ulike klubbrollene med de viktigste oppgavene.

5.3.1 Daglig leder SIL Fotball

• Mottak og distribusjon av e-post
• Markedsansvarlig
  • Ansvarlig for den markeds- og organisasjonsmessige helheten i SIL Fotball
  • Ansvar for sponsorkontrakt, som omhandler utarbeidelse og inngåelse av samarbeidsavtaler med sponsorer.
  • Ansvar for at våre forpliktelser i samarbeidsavtalene blir oppfylt
  • Tilrettelegge relasjonsbyggende aktiviteter i henhold til samarbeidsavtaler, som sponsorcup, sponsorlunsjer, tjenester ved kamparrangement etc.
  • Ansvar for reklameskilt og annen kontraktfestet reklameprofilering
• Økonomi
  • Ansvar for ajourførte medlemslister, utfaktureringer og utbetalinger i samarbeid med regnskapskontoret
  • Ansvarlig for godkjenning og attestering av regninger
  • Samarbeid med regnskapskontoret i forhold til regnskapsføring
• Anlegg
  • Medlem i anleggsgruppen og er gjennom dette med på å forme den nødvendige utvikling av idrettsanlegg
  • SIL Fotballs kontaktperson i anleggsspørsmål i forhold til Norges Fotballforbund og Hovedstyret i SIL
• Utstyr
  • Samarbeid med utstyrsleverandør og ansvar for vurdering av utstyrsbehov i samråd med trenere og ledere i SIL Fotball
• Klubbens pressekontakt
• Ansvarlig Kvalitetsklubb
  • Være klubbens kvalitetssikrer og kontaktperson mot krets
  • Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter en standard på trener, leder og verdiarbeid i klubben
  • Være pådriver for å tydeliggjøre, bevisstgjøre og konkretisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i klubbens planverk og praksis
  • Synliggjøre internt i klubben at systemet gir anerkjennelse til klubben om det arbeides bevisst med verdi- og utviklingsarbeidet
• Hovedansvarlig for kontakt med fotballkrets, NFF, idrettskrets og NIF

5.3.2 Sportslig ledelse – Sportssjef  

• Sportslig ledelse utøves av sportsjef og sportslig utvalg (se her)
• Ansvarlig for den sportslige helheten i hele SIL Fotball
• Ansvarlig for sportsplan
• Implementering av sportsplan til trenere i SIL Fotball
• Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av trenerforum
• Ansvarlig for planlegging og tilrettelegging av treningstider
  • Til enhver tid ha den fulle oversikten over klubbens treningstider og kamper
  • Sørge for at disponeringen av banen er lett tilgjengelig for alle i klubben
  • Legge til rette for gode rutiner slik at endringer kommuniseres ryddig mellom trenere/ lagledere og banedisponeringsansvarlig
  • Legge til rette for at hele årstrinn kan trene sammen
  • Legge en «treningstidkabal» som legger til rette for hospitering.
• Påmelding av lag
• Overgangsansvarlig (se egen rollebekrivelse)
• Ansvarlig for treningsøkta.no
• Utdanningsansvarlig (se egen rollebekrivelse)
• FFO-ansvarlig (se mer under utvalg kapittel 5.2.2)
• Sportsjef rapporterer til styret

5.3.3 Sportslig Koordinator Barnefotball (SKB)

• SKB skal ha formell trenerkompetanse (minimum «NFF C-linsens»/ «Grasrottrener») og/eller ha annen trenererfaring eller relevant erfaring som kan tilskrives rollen
• SKB skal kjenne til NFFs retningslinjer for barne- og ungdomsfotball
• SKB skal ha kjennskap til breddereglementet, laginndelinger og turneringsbestemmelser
• SKB skal ha inngående kunnskap om klubbens sportsplan og klubbhåndbok
• Ansvarlig for å planlegge og gjennomføre trenermøter for lagene 6-11 år
• Ansvarlig for implementering av sportsplan til trenere 6-11 år i SIL Fotball
• Ansvarlig for å kartlegge og registrere trenere og støtteapparat til klubbens lag (6-11 år), i samarbeid med rekrutteringsansvarlig og sportsjef.
• Ansvarlig for oppdatering og registrering av spillere på alle lag 6-11 år i samarbeid med lagenes støtteapparat og rekrutteringsansvarlig
• Ansvarlig for fordeling av lag i serie i samarbeid med lagenes støtteapparat og rekrutteringsansvarlig. Sportssjef melder på lag i FIKS
• Ansvarlig for planlegging og tilrettelegging av treningstider og kamper, 6-9 år
• Legge til rette for gode rutiner slik at endringer på kamper kommuniseres ryddig mellom trenere/ lagledere og krets
• Følge opp klubbens trenere i faglige og praktiske spørsmål
• Kartlegge kompetanse hos trenere 6-11 år og bidra til at alle trenere har nødvendig utdanning, i samarbeid med sportssjef. Være pådriver og motivere for deltakelse på trenerkurs
• Ansvarlig for overgangen mellom barne- og ungdomsfotball i samarbeid med sportssjef og rekrutteringsansvarlig. Disse er ansvarlig for å gjennomføre årlig møte på høsten for spillere og foreldre for 12 åringene som tar steget inn i ungdomsfotballen. Det skal gjennomføres separate møter for gutter og jenter

5.3.4 Trenerveileder

• Følge opp klubbens trenere på feltet, være en trener for trenerne
• Være en samtalepartnere for trenerne i faglige og praktiske spørsmål
• Kartlegge kompetanse og bidra til at alle trenere har nødvendig utdanning
• Rekruttering av nye trenere
• Utvikle og implementere sportsplanen og andre retningslinjer for sportslig aktivitet – og påse at disse blir fulgt
• Differensiering (som også bl.a. inkluderer hospitering)
• Utarbeide rød tråd, sammen med sportssjef aktuelle trenere og fotballstyre (sportsplan)

5.3.5 Spillerutvikler

• Sørge for at klubbens sportsplan gjennomføres slik at det er en rød tråd i spillerutviklingen. I tett samarbeid med klubbens styre, sportssjef, trenerveileder og klubbens trenere
• Bistå spillere med råd og veiledning i forhold til egentrening, individuelle utviklingsmål, planlegging
• Være tilstede på kamper der man kan observere spillere i kampsituasjon
• Innstille spillere til sonesamlinger, i samarbeid med sportssjef og lagenes trenere
• Følge opp spillere som er med på sone/krets/landslagssamlinger og tiltak i regi av NFF Nordland/NFF
• Innstille spillere til sone-/områdesamlinger og andre tiltak i regi av NFF eller toppklubb, i samarbeid med sportssjef og lagenes trenere
• Være instruktør på klubbens ekstratilbud for ungdom (akademi)
• Bistå ved valg om hospitering
• Bistå/hjelpe til på trening ved behov

5.3.6 Rekrutteringsansvarlig

Klubbens rekrutteringsansvarlige er også klubbens «oppstartsansvarlige».

• Rekrutteringsansvarlige skal ha formell trenerkompetanse (minimum «NFF C-linsens»/ «Grasrottrener») og/eller ha annen trenererfaring eller relevant erfaring som kan tilskrives rollen
• Rekrutteringsansvarlig skal kjenne til NFFs retningslinjer for barne- og ungdomsfotball
• Rekrutteringsansvarlig skal ha kjennskap til breddereglementet, laginndelinger og turneringsbestemmelser
• Rekrutteringsansvarlig skal ha inngående kunnskap om klubbens sportsplan
• Ansvarlig for å gjennomføre foreldremøter for de nye årskullene. Disse bør gjennomføres i perioden mellom desember til førte halvdel av januar hvert år. Utgitt agenda fra klubben legges her frem. Innholdet her er organisering (SIL og SIL Fotball), klubbhåndbok, sportsplan, aktivitetshjul/årshjul (treninger, kamper, treninger), klubbens verdier, mål og retningslinjer, samt kontingenter og annen nyttig informasjon.
• Ansvarlig for å kartlegge og rekruttere trenere og støtteapparat til de nye årskullene
• Ansvarlig for rekruttering av spillere i samarbeid med lagenes støtteapparat
• Ansvarlig for registering av spillere i samarbeid med lagenes støtteapparat
• Ansvarlig for fordeling av lag i serie i samarbeid med lagenes støtteapparat og sportslig koordinator barnefotball. Sportssjef melder på lag i FIKS
• Ansvarlig for å evaluere og videreutvikle klubbens rekrutteringsplan
• Ansvarlig for overgangen mellom barne- og ungdomsfotball i samarbeid med sportssjef og sportslig koordinator barnefotball. Disse er ansvarlig for å gjennomføre årlig møte på høsten for spillere og foreldre for 12 åringene som tar steget inn i ungdomsfotballen. Det skal gjennomføres separate møter for gutter og jenter

5.3.7 Dommeransvarlig

• Dommerkoordinatorens viktigste oppgave er å ha god kontakt og godt samarbeid med:
  • Klubbens dommere
  • Klubbens styre og administrasjon
  • Lagledere og trenere
  • Fotballkretsen
• Har sammen med styret hovedansvaret for å rekruttere og beholde nok dommere i forhold til antall lag
• Legge til rette og tilby dommerkurs til de som ønsker det, følge opp og veilede disse i kamper
• Ansvar for å tilby de som har ambisjoner og talent videre oppfølging og etterutdanning i nært samarbeid med kretsen
• Ansvar for at dommerne har en naturlig plass i klubbmiljøet på lik linje med spillerne
• Ansvar for at utstyr til dommerne inngår i klubbens utstyrsavtale
• Tilrettelegge treningsmuligheter for dommerne
• Ansvarlig for opplæring og oppfølging av dommere i forhold til korrekt utfylling av riktig dommerregning og prosedyrene rundt dette
• Ansvarlig for terminliste-oppsett for dommere, også i barnefotball
• Administrativt arbeid med FIKS i forhold til dommere og kamper
• Ansvarlig for dommere til klubbens turneringer
• Ansvarlig for å informere trenere og spillere om regelnytt foran hver sesong
• Heve dommerens status i klubben

5.3.8 FIKS-ansvarlig

• Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver.
• Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige «tilganger» til FIKS
• Brukeropplæring – påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med fotballkretsen
• Ansvarlig for spillerregistrering – registrering av nye spillere i FIKS

5.3.9 Utstyrsansvarlig klubb

• Ansvarlig for å holde orden på alt av utstyr og materiell SIL Fotball i samarbeid med styret, sportssjef og trenere/lagledere.
  • Drakter aldersbestemte lag
  • Draktsett og oppvarmingsklær A-lag Herrer, A-lag Damer, SIL2, G19 og J19.
  • Baller, vester, kjegler/hatter, medisinsk utstyr (teip, is og annet) og annet fellesutstyr (stiger og annet «Quickness»-utstyr)
  • Annet nødvendig utstyr
• Holde oversikt over klubbens utstyr
  • Samle inn drakter etter hver sesong for å ha oversikt
  • Oversikt over baller, vester, kjegler/hatter, medisinsk utstyr og annet
• Bidra sammen med sportssjef i forhold til behov og bestilling av nødvendig utstyr/ materiell mellom hver sesong. Hovedbestilling skjer i november hvert år
• Forberede sesongen i forhold til utstyr sammen med styret, sportsjef og lagledere/trenere
  • Fordeling av drakter
  • Fordeling av baller, vester, kjegler/hatter, medisinsk utstyr og annet utstyr
• Sørge for at all profilering på bekledning til enhver tid er i tråd med klubbens samarbeidsavtaler i samarbeid med sportssjef/markedssjef.
• Være kontaktperson for alle lagledere/trenere på lag i forhold til utstyrsrelaterte henvendelser.
  • Legge til rette utstyr til hvert lag i SIL Fotball i tråd med klubbens bestemmelser

5.3.10 Kamparrangementsansvarlig

• Ansvarlig for at klubben arrangerer sine hjemmekamper i tråd med klubbens og NFF sine retningslinjer (Jfr. punkt 7.5, se her)
• Ansvarlig for å besørge at alle nødvendige roller og funksjoner er fylt i klubbens kamparrangementsgruppe og å påse at alle roller og funksjoner ivaretas under klubbens kamparrangement (Jfr. Kamparrangementsgruppe, se her)
• Gjennomføre møte med alle lags foreldrekontakter og informere om hvordan klubben skal gjennomføre sine hjemmekamper. Dette i samarbeid med kioskansvarlig(e)
• Tilrettelegge gode verktøy og manualer for speakertjenester, resultattavle etc. slik at klubbens lag har gode forutsetninger for å lage gode kamparrangement

5.3.11 Fair play-ansvarlig

• Koordinere fair play-tiltak i klubben og bruke fair play-programmet og verktøykassen i kvalitetsklubb som en veileder
• Sammen med foreldrekontakter og lagledere bidra til at alle lag stiller med Kampvert og veilede disse
• Sørge for at foreldrevettregler er tilgjengelig for alle lag og at de finnes lett tilgjengelig i klubbens lokaler
• Bistå lagledere med fair play-kontrakter
• Avholde fair play-kvelder for spillere i barne- og ungdomsfotballen
• Delta på foreldre- og trenermøter og engasjere trenere/foreldre rundt klubbens lag til å ha fokus på fair play
• Motivere til å bli kretsens fair play-klubb
• Sørge for profilering av fair play på klubbens baner/anlegg
• Aktivt bruke klubbens kommunikasjonskanaler til å spre budskapet og innholdet i fair play
  • Hjemmeside
  • Facebook og andre aktuelle sosiale medier
  • Møter

Viktige grensesnitt

• Klubbens spillere
• Styret i SIL Fotball
• Daglig leder Hovedlaget
• Daglig leder SIL Fotball
• Trenere
• Foreldrekontakter
• Kampverter
• Dommere/Dommerkontakter

5.3.12 EMS-ansvarlig

• Ansvarlig for å formidle innholdet i EMS-konseptet til klubbens styre, trenere, spillere, støtteapparat, foreldre og media.
• Ta initiativ til å arrangeres klubbkvelder med EMS-informasjon til ulike målgrupper i klubben (lag, spillere, trenere osv).
• Ansvarlig for å arrangere EMS-kick off i klubben i samarbeid med daglig leder
• Ansvarlig for å påse at klubben har sunne mat- og drikkealternativer på klubbens ulike aktiviteter, herunder:
  • Kamparrangement
  • Turneringer
  • TelenorXtra – FFO
  • SIL Fotball Xtra – Akademi
  • TINE Fotballskole

5.3.13 Frivillighetskontakt

En viktig forutsetning for å kunne drive en klubb er de mange frivillige som utfører små og store oppgaver i klubbens daglige drift og ved arrangementer. Det er viktig at dette arbeidet blir verdsatt og at det er både morsomt og givende å engasjere seg i klubben. En frivillighetskontakt har det overordnede blikket og bidrar til et mer oversiktlig arbeid for de frivillige som har påtatt seg verv/roller i klubben. Frivillighetskontakten sitter i styret som styremedlem.

Oppgaver for frivillighetskontakt

• Ha oversikt over de frivillige i klubben som innehar definerte verv/roller i klubben.
• Opprette og vedlikeholde register over alle frivillige med verv/roller i klubben i samarbeid med daglig leder/administrasjon
• Være et bindeledd mellom styret i klubben og de frivillige
• Kartlegge behov for frivillige i klubben i samarbeid med styret og daglig leder/administrasjon
• Bidra til å beholde de frivillige
• Bidra til å rekruttere nye frivillige
• Være en pådriver i å bygge et godt miljø for de frivillige
• Implementere klubbens plan for de frivillige

5.3.14 Politiattestansvarlig 

• NB! Utøves av daglig leder i Hovedlaget
• Ansvaret for at de enkelte styrene er klar over sitt ansvar i prosessen rundt det å fremskaffe gyldig politiattest. Dette blir informert om til hvert enkelt styre fortløpende
• Ha fokus på politiattest-ordningen på første hovedstyremøte etter årsmøtet
• Ha en fortløpende oppdatering av klubbens politiattest-database, og sørge for at den er forsvarlig lagret
• Bidra til å gjøre prosessen rundt innhenting og fremstilling av attester enklest mulig
• Jevnlig rapportere til hovedstyre om utviklingen med hensyn til politiattester

5.3.15 Kvalitetsklubbansvarlig

• Utøves av daglig leder
• Være klubbens kvalitetssikrer og kontaktperson mot krets
• Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter en standard på trener-, leder- og verdiarbeid i klubben
• Være pådriver for å tydeliggjøre, bevisstgjøre og konkretisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i klubbens planverk og praksis
• Synliggjøre internt i klubben at systemet gir anerkjennelse til klubben om det arbeides bevisst med verdi- og utviklingsarbeidet

5.3.16 Utdanningsansvarlig

• Utøves av sportssjef
• Kjenne godt til tilbudet i Norges Fotballforbunds utdanningsbrosjyre
• Kartlegge behov for utdanning/kurs i egen klubb
• Informere ledere, trenere, lagledere, dommere og andre aktuelle aktører om utdanningstilbud.
• Være pådriver for deltakelse på kurs, samle inn påmelding til kurs. Motivere for deltakelse
• Utarbeide en utdanningsoversikt og skoleringsplan i egen klubb, samt ajourføre utdannings-/kurskartotek
• Være kontaktledd mellom klubb og krets
• Motta og videreformidle all informasjon om utdannings-/kurstilbud for klubben krets og forbund
• Arrangere interne kurs i klubben, eventuelt i samarbeid med naboklubber om utdanningstiltak

5.3.17 Overgangsansvarlig

Dersom en spiller ønsker å melde overgang til en annen klubb, er prosessen for dette regulert i NFFs «Overgangsreglement». For å sikre at en slik overgang skal skje på en ryddig måte, er det viktig at den ansvarlige personen kjenner til rutinene i slike saker.

• Utøves av sportssjef
• Norges fotballforbund og Fotballkretsen krever at det i hver klubb skal være én til to personer som av klubbstyret gis tilgang til FIKS
• En overgang krever at en del formalia skal være på plass
• Det er viktig og nødvendig for at det skal være mest mulig ryddighet ved en overgang
• Det er viktig å huske at gammel klubb kan stoppe en overgang dersom en spiller har uoppgjorte forpliktelser til klubben
• Overgangen gjennomføres elektronisk i FIKS

De ansvarlige gis ansvar til å opprette forespørsler/overganger, og også godkjenne overganger fra egen klubb

5.3.18 Webansvarlig