8.1Ansvar

Hovedstyret er øverste ansvarlig organ for klubbens økonomi, og hele idrettslaget hefter for klubbens forpliktelse. Hovedlaget har utstedt en fullmakt til klubbens styre til å inngå sponsoravtaler og andre avtaler (herunder ansettelser) begrenset til hovedlagets til enhver tid gjeldene grense.

Fotballstyret skal holde kontroll på klubbens økonomi, og påse at denne plan følges og målsetninger nåes. Hvis ikke økonomiske målsetninger blir oppfylt, er klubbens styre ansvarlig for å iverksette tiltak for å de målsetninger som er vedtatt. Daglig leder SIL Fotball er ansvarlig for at styret er oppdatert på regnskap og likviditet.

8.2 Økonomiske mål og budsjett

For at klubben skal nå sine målsetninger er det viktige å ha en sterk økonomi. I det ligger det at vi skal til enhver tid ha tilfredsstillende likviditet i forhold til omsetning og risiko. Klubben skal alltid være i stand til å betale sine kreditorer.

I klubbens budsjettarbeid skal det alltid tas sikte på:

• Minimum 5 % resultat av omsetningen.

Et positivt resultat fører til høyere egenkapital og gjør klubben i stand til å finansiere større investeringer internt og sikre seg mot uforutsette utgifter eller f.eks. sponsorsvikt. For å få til dette må budsjettarbeidet være etter «føre var» prinsippet, som vil si at det skal kun budsjetteres med forholdsvis sikre inntekter. I tillegg skal det alle kjente og forutseende kostnader tas med.

Budsjettet skal utarbeides etter samme mal (på kontonivå) som regnskapsrapportering, slik at det er sammenlignbart, og lett å se avvik. Budsjettarbeidet bør starte på senhøsten når sesongen er ferdig, og være ferdig i løpet av januar. Budsjettet skal vedtas på årsmøtet.

8.3 Regnskap

Klubben skal bruke autorisert regnskapsførerselskap til å føre regnskapet. Dette for å sikre at lover og regler blir overholdt. Regnskapsrapporter utarbeides i henhold til oppdragsavtale av regnskapsførerselskapet. Daglig leder, i samarbeid med kasserer, er ansvarlig for å holde styret oppdatert angående den økonomiske situasjonen. Klubbens regnskapsår følger kalenderåret.

Samarbeidet med regnskapsfører evalueres årlig.

Klubbens inngående faktura attesteres og konteres av daglig leder SIL fotball eller daglig leder i SIL før overlevering til regnskapsfører. Utbetalinger skal alltid signeres av mottaker. Bilagene leveres til regnskapsfører iht. oppdragsavtalen eller fortløpende. Godtgjørelser til daglig leder i SIL fotball skal attesteres av styreleder eller daglig leder i hovedlag.

8.4 Revisjon

Sandnessjøen Idrettslag sin omsetning overstiger 5 millioner per år. Følgelig har idrettslaget revisjonsplikt. Regnskapet til SIL Fotball vil således blir revidert av registrert eller statsautorisert revisor. Per tiden er KPMG revisor for idrettslaget.

8.5 Bank

Klubben skal ha èn hovedkonto som er klubbens driftskonto. Her skal alle inn- og utbetalinger foregå. I tillegg har klubben en turneringskonto som brukes til klubbens egne turneringer og en lagskonto (se kapittel 8.7).

Bankkonti skal disponeres av to personer i fellesskap.

Det skal aldri blandes private bankkonti inn i klubbens økonomi. Dersom noen har foretatt utlegg på vegne av klubben skal bilag leveres til, og godkjennes av daglig leder Sil fotball /daglig leder Hovedlag Klubben skal da snarest mulig refundere utlegget.

8.6 Kiosksalg og kontanter

Omsetning av varer fra kiosk fra klubben er unntatt fra merverdiavgift, jfr. Merverdiavgiftsloven § 3-12 tredje ledd. Vilkåret for dette er at salget skjer i forbindelse med kamper eller andre arrangementer og at det benyttes ulønnet arbeidskraft. Merverdiavgiftsforskriften har i tillegg satt følgende betingelser for unntaket:

• Begrenset åpningstid: Kiosken må bare være åpen under arrangementer eller treninger. Fritaket gjelder selv om det foregår daglige, permanente arrangement og treningsvirksomhet.
• Kjøpergruppe: Minst 80 % av omsetningen må skje til deltakere eller tilskuere under arrangementer/treninger.
• Vareutvalg: Vareutvalget kan bare bestå av typiske kioskvarer og varer tilberedt av organisasjonens medlemmer. Vareutvalget tilpasses naturligvis Eat Move Sleep-konseptet i vår klubb.

Ved kamp eller arrangement skal bankterminal avstemmes. Eventuelle billettinntekter skal også telles opp. Oppgjørsskjema skal så fylles ut og signeres av minimum to personer. Eventuelle differanser skal alltid forklares. Kontantene settes så inn på klubbens driftskonto, og merkes med arrangement. Dokumentasjon på innskudd overleveres daglig leder/kasserer.

Klubbens ambisjon er å være kontantfri. Vipps/betalingsterminaler muliggjør dette.  Årsaken er mindre ressursbruk og redusert risiko for mislighold.

8.7 Lagskonto

SIL Fotball har en felles bankkonto (heretter kalt lagskonto) for alle aldersbestemte lag. Denne kontoen benyttes til innsamling av penger ved ulike dugnader, egenandeler, sponsormidler etc. i forbindelse med et lags deltakelse i turneringer og sosiale samlinger.

Lagskontonummer:

4516.23.01776

Ansvarlig for Lagskontoen (heretter kalt AL): 

E-post: lagskonto@silfotball.no

Det er ikke tillatt å opprette private kontoer (f.eks. av foreldre/foresatte) på vegne av lagene i klubben.

All innsamling av penger til dugnad, sponsor, egenandel etc. skal registreres på eget skjema:  Registrering av inntektsgivende dugnad i SIL

Foreldrekontakt(er) ansvarlig for organisering av dugnaden/tiltaket og innsamling av penger:

1. Mottak av kontanter:

• Foreldrekontakt setter inn pengene på lagskontonummeret
• Kvitteringen merkes med lagets navn og sendes pr. epost til AL

1. Utgående Fakturering:

• Foreldrekontakt sender epost til AL med følgende innhold:
  • Lagets navn
  • Fakturamottaker og adresse
  • Fakturatekst og beløp
  • Forfallsdato dersom avtalt med fakturamottaker
• AL videresender til regnskapsfører for utfakturering.
• AL følger opp videre innfordring.

3. Inngående faktura

• Dersom et lag får tilsendt faktura i forbindelse med deltakelse på en aktivitet skal dennes sendes på epost til AL. Fakturaen må være stilet til Sil Fotball.  Følgende må påføres fakturaen.
• Attestasjon ved dato og signatur fra foreldrekontakt/fullmaktshaver
• Lagets navn hvis det ikke kommer frem fra avsender.

Innsamling av midler skal inntektsføres i klubbens regnskap og bilag skal derfor attesteres og konteres på vanlig måte.  Det føres skyggeregnskap for hvert lag, slik at en har kontroll med hvor mye hvert lag har samlet inn og brukt til enhver tid.  Det anbefales at foreldrekontakt på hvert lag også fører skyggeregnskap for å holde kontroll.

Klubben betaler påmeldingsavgift for 1 cup pr. år pr. lag.  Cuper utover dette, samt kost og losji for slik deltakelse betales fra lagskontoen med innsamlede midler. 

Det presiseres at pengene må være innsamlet (kommet på lagskonto) før de kan brukes. 

8.8 Reiseregning

Klubben dekker etter avtale kjøring og andre utlegg som spillere, trenere eller andre tillitsvalgte har hatt, i forbindelse med utføring av oppgaver på vegne av klubben. Slik utgiftsdekning skal enten reguleres i kontrakt eller på forhånd ved sporadiske tilfeller. Klubben har vedtatt i styre at man dekker kjøring etter satsen i statens reiseregulativ, og at det ikke gis tillegg for passasjer. Den som har fått innvilget dekning skal fylle ut og levere klubbens reiseskjema til klubbens daglige leder eller kasserer, før utbetaling finner sted.

8.9 Regler og retningslinjer for dugnadsinntekter

Regler og retningslinjer for dugnadsinntekter